De vergadering begint. Chantal en Pieter zijn (weer) te laat. Kasper doet de aftrap, en begint met het voorlezen van de agenda. Judith checkt haar nieuwe Samsung Galaxy S4. Dat is ook een mooi speelding. Misschien neem ik die ook… Oh, ik dwaal af. Waar Joost is mag Joost weten. Die heeft zich niet afgemeld. Karin tikt druk mee op haar laptop… Of doet ze iets wat niets met deze vergadering te maken heeft? Vergaderen: van schijnvertoning naar professionele dialoog. Hoe doe je dat? Te beginnen met draagvlak voor de AGENDA.
TIP 1 – check hoe de deelnemers erbij zitten Kasper begint met een rondje aan de hand van de vraag: “hoe zit je er NU bij?” Chantal legt uit dat ze het té druk heeft, omdat het nieuwe CRM-systeem steeds vastloopt. Klantenservice belt haar continu. Pieter vraagt zich hardop af waarom hij überhaupt bij deze vergadering is. Judith legt haar Samsung aan de kant en zegt dat ze zich zorgen maakt over haar dochtertje dat ziek thuis is: ze ontving net een sms-je van de oppas dat het gelukkig goed gaat. Ze vertelt dat Joost er niet bij is, want die is nu bij Klantenservice om daar de wachtrijen te helpen reduceren. En ten slotte geeft Karin aan dat ze hoopt dat dit een vergadering wordt waarbij alle agendapunten nu eens wel allemaal worden besproken.
TIP 2 – gebruik de ‘flip-overagenda’ Kasper heeft als voorzitter de agendapunten op geeltjes geschreven en op een flip-overvel geplakt. “Karin, om direct aan je idee tegemoet te komen, welk punt heeft wat jou betreft de hoogste prioriteit?” Er ontstaat een gesprek in de groep over de agenda: wat zijn ‘must haves’ en wat de ‘nice to haves’? Pieter staat zelfs op en schuift met de geeltjes op de flip-over en toont zich een ware facilitator, door steeds te checken of de agenda zo wel passend is voor een ieder. Twee agendapunten vervallen al snel. Dit wordt meteen aangepast in de mindmap, waarin alle agendapunten staan. In de vorige blog bespraken we dat de agenda en notulen heel goed in de vorm van een overzichtelijke mindmap gemaakt kunnen worden.
TIP 3 – hoe staat men ten opzichte van de agenda? Kasper zet de flip-over met de agenda erop midden in de ruimte. En stelt de vraag: “Ga nu staan ten opzichte van deze agenda en beeld daarmee uit in hoeverre deze nu echt van jou is en je bereid bent er actief mee aan de slag te gaan”. Chantal staat er vlakbij. Pieter ook. Judith staat op een halve meter afstand samen met Karin. Kasper zelf staat er vlak tegenaan . Na een rondje te hebben geïnventariseerd waarom een ieder staat waar die staat is het inzicht dat de agenda nu goed is, maar dat er een aantal verbeterpunten zijn voor de manier van vergaderen. De werkvormen die Kasper toepast waardoor er échte betrokkenheid en een goede uitwisseling van ideeën plaats vindt bespreken we de volgende keer.
En... hoe vergroot jij het eigenaarschap van doel en agenda bij de deelnemers? We nodigen je uit om hieronder te reageren.Succesvol vergaderen deel 2: eigenaarschap agenda
Succesvol vergaderen: hoe vergroot je het eigenaarschap van de agenda? Dit is de tweede blog in een serie van vier over succesvol vergaderen. Dit gaat over de voorbereiding, de vergadering zelf en de follow-up. De vorige blog ging over de voorbereiding. In deze blog drie tips voor het vergroten van het eigenaarschap van de agenda tijdens de vergadering. In deel drie slimme werkvormen voor succesvol vergaderen. En tenslotte in deel vier reiken we je ideeën aan voor het waarborgen dat afspraken ook nagekomen worden.
De vergadering begint. Chantal en Pieter zijn (weer) te laat. Kasper doet de aftrap, en begint met het voorlezen van de agenda. Judith checkt haar nieuwe Samsung Galaxy S4. Dat is ook een mooi speelding. Misschien neem ik die ook… Oh, ik dwaal af. Waar Joost is mag Joost weten. Die heeft zich niet afgemeld. Karin tikt druk mee op haar laptop… Of doet ze iets wat niets met deze vergadering te maken heeft? Vergaderen: van schijnvertoning naar professionele dialoog. Hoe doe je dat? Te beginnen met draagvlak voor de AGENDA.
TIP 1 – check hoe de deelnemers erbij zitten Kasper begint met een rondje aan de hand van de vraag: “hoe zit je er NU bij?” Chantal legt uit dat ze het té druk heeft, omdat het nieuwe CRM-systeem steeds vastloopt. Klantenservice belt haar continu. Pieter vraagt zich hardop af waarom hij überhaupt bij deze vergadering is. Judith legt haar Samsung aan de kant en zegt dat ze zich zorgen maakt over haar dochtertje dat ziek thuis is: ze ontving net een sms-je van de oppas dat het gelukkig goed gaat. Ze vertelt dat Joost er niet bij is, want die is nu bij Klantenservice om daar de wachtrijen te helpen reduceren. En ten slotte geeft Karin aan dat ze hoopt dat dit een vergadering wordt waarbij alle agendapunten nu eens wel allemaal worden besproken.
TIP 2 – gebruik de ‘flip-overagenda’ Kasper heeft als voorzitter de agendapunten op geeltjes geschreven en op een flip-overvel geplakt. “Karin, om direct aan je idee tegemoet te komen, welk punt heeft wat jou betreft de hoogste prioriteit?” Er ontstaat een gesprek in de groep over de agenda: wat zijn ‘must haves’ en wat de ‘nice to haves’? Pieter staat zelfs op en schuift met de geeltjes op de flip-over en toont zich een ware facilitator, door steeds te checken of de agenda zo wel passend is voor een ieder. Twee agendapunten vervallen al snel. Dit wordt meteen aangepast in de mindmap, waarin alle agendapunten staan. In de vorige blog bespraken we dat de agenda en notulen heel goed in de vorm van een overzichtelijke mindmap gemaakt kunnen worden.
TIP 3 – hoe staat men ten opzichte van de agenda? Kasper zet de flip-over met de agenda erop midden in de ruimte. En stelt de vraag: “Ga nu staan ten opzichte van deze agenda en beeld daarmee uit in hoeverre deze nu echt van jou is en je bereid bent er actief mee aan de slag te gaan”. Chantal staat er vlakbij. Pieter ook. Judith staat op een halve meter afstand samen met Karin. Kasper zelf staat er vlak tegenaan . Na een rondje te hebben geïnventariseerd waarom een ieder staat waar die staat is het inzicht dat de agenda nu goed is, maar dat er een aantal verbeterpunten zijn voor de manier van vergaderen. De werkvormen die Kasper toepast waardoor er échte betrokkenheid en een goede uitwisseling van ideeën plaats vindt bespreken we de volgende keer.
En... hoe vergroot jij het eigenaarschap van doel en agenda bij de deelnemers? We nodigen je uit om hieronder te reageren.
De vergadering begint. Chantal en Pieter zijn (weer) te laat. Kasper doet de aftrap, en begint met het voorlezen van de agenda. Judith checkt haar nieuwe Samsung Galaxy S4. Dat is ook een mooi speelding. Misschien neem ik die ook… Oh, ik dwaal af. Waar Joost is mag Joost weten. Die heeft zich niet afgemeld. Karin tikt druk mee op haar laptop… Of doet ze iets wat niets met deze vergadering te maken heeft? Vergaderen: van schijnvertoning naar professionele dialoog. Hoe doe je dat? Te beginnen met draagvlak voor de AGENDA.
TIP 1 – check hoe de deelnemers erbij zitten Kasper begint met een rondje aan de hand van de vraag: “hoe zit je er NU bij?” Chantal legt uit dat ze het té druk heeft, omdat het nieuwe CRM-systeem steeds vastloopt. Klantenservice belt haar continu. Pieter vraagt zich hardop af waarom hij überhaupt bij deze vergadering is. Judith legt haar Samsung aan de kant en zegt dat ze zich zorgen maakt over haar dochtertje dat ziek thuis is: ze ontving net een sms-je van de oppas dat het gelukkig goed gaat. Ze vertelt dat Joost er niet bij is, want die is nu bij Klantenservice om daar de wachtrijen te helpen reduceren. En ten slotte geeft Karin aan dat ze hoopt dat dit een vergadering wordt waarbij alle agendapunten nu eens wel allemaal worden besproken.
TIP 2 – gebruik de ‘flip-overagenda’ Kasper heeft als voorzitter de agendapunten op geeltjes geschreven en op een flip-overvel geplakt. “Karin, om direct aan je idee tegemoet te komen, welk punt heeft wat jou betreft de hoogste prioriteit?” Er ontstaat een gesprek in de groep over de agenda: wat zijn ‘must haves’ en wat de ‘nice to haves’? Pieter staat zelfs op en schuift met de geeltjes op de flip-over en toont zich een ware facilitator, door steeds te checken of de agenda zo wel passend is voor een ieder. Twee agendapunten vervallen al snel. Dit wordt meteen aangepast in de mindmap, waarin alle agendapunten staan. In de vorige blog bespraken we dat de agenda en notulen heel goed in de vorm van een overzichtelijke mindmap gemaakt kunnen worden.
TIP 3 – hoe staat men ten opzichte van de agenda? Kasper zet de flip-over met de agenda erop midden in de ruimte. En stelt de vraag: “Ga nu staan ten opzichte van deze agenda en beeld daarmee uit in hoeverre deze nu echt van jou is en je bereid bent er actief mee aan de slag te gaan”. Chantal staat er vlakbij. Pieter ook. Judith staat op een halve meter afstand samen met Karin. Kasper zelf staat er vlak tegenaan . Na een rondje te hebben geïnventariseerd waarom een ieder staat waar die staat is het inzicht dat de agenda nu goed is, maar dat er een aantal verbeterpunten zijn voor de manier van vergaderen. De werkvormen die Kasper toepast waardoor er échte betrokkenheid en een goede uitwisseling van ideeën plaats vindt bespreken we de volgende keer.
En... hoe vergroot jij het eigenaarschap van doel en agenda bij de deelnemers? We nodigen je uit om hieronder te reageren.